Automatyzacja dokumentów w firmie

Jak to działa

Skąd biorą się dane do automatycznego dokumentu.

Większość dokumentów firmowych — faktury, protokoły odbioru, potwierdzenia zamówień, umowy w standardowym formacie — składa się z danych, które ktoś już raz wprowadził do systemu: dane klienta, zakres usługi, ceny, daty. Automatyzacja dokumentów polega na tym, żeby te dane trafiały prosto do gotowego szablonu, zamiast być przepisywane ręcznie za każdym razem.

Gdzie to najbardziej się opłaca.

• Dokumenty powtarzalne co do struktury. Faktura czy protokół mają stały układ — zmieniają się tylko dane, nie format.
• Duża liczba dokumentów miesięcznie. Im więcej dokumentów tego samego typu, tym szybciej zwraca się automatyzacja.
• Dokumenty generowane pod presją czasu. Protokół przygotowywany na miejscu u klienta zyskuje najwięcej, gdy powstaje automatycznie zaraz po wprowadzeniu danych — dokładnie tak działa generowanie protokołów PDF w naszym własnym produkcie, VoltInspector.

Co warto ustalić przed wdrożeniem.

Format wyjściowy (PDF, plik do dalszej edycji), sposób dostarczenia dokumentu (e-mail, panel klienta, integracja z systemem księgowym) oraz to, czy dokument wymaga elementów zmiennych zależnych od typu sprawy — to decyduje o zakresie prac bardziej niż sama liczba pól w szablonie.